Sie wickeln Ihr Fulfillment selber ab oder ziehen in Erwägung einen Fulfillment-Dienstleister zu beauftragen? Es gibt viele Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. In-House-Fulfillment bedarf eines hohen organisatorischen Talents, um nicht bei den zahlreichen den Aufgaben die Übersicht zu verlieren. Selbst kleine Fehler können sich nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken. Um das zu verhindern, sollten Sie besonders auf diese acht Fehlerquellen achten, die sich in Ihrem Fulfillment-Prozess einschleichen können.

8 potentielle Fehlerquellen im In-House-Fulfillment

1. Mangel an Expertise

Wenn Sie einen Blick auf Ihr tägliches Arbeitspensum werfen, sieht das wahrscheinlich wie folgt aus:

  • Sie versuchen alle Bereiche Ihrer Firma im Auge zu behalten, können sich allerdings kaum einem Bereich ausreichend widmen.
  • Sie müssen während der Arbeit dazulernen und spontan neue Lösungen für unerwartete Probleme entwickeln.
  • Häufig fallen Arbeiten an, die nur von Ihnen erledigt werden können, sodass wenig Zeit für wesentliche Aufgaben übrig bleibt.

Sieht Ihr Arbeitstag genauso oder so ähnlich aus? Höchstwahrscheinlich haben Sie Ihre Firma nicht gegründet, um am Ende Fulfillment- und Logistik-Experte zu werden. Wenn Sie kein Fulfillment-Unternehmen leiten, liegt die Schlussfolgerung nahe, dass Ihre Zeit anderswo besser eingesetzt wäre. Nutzen Sie die zahlreichen Chancen, die Ihnen der Markt bietet und holen sich Expertise in Ihr Unternehmen.
Hat keiner Ihrer Mitarbeiter das nötige Know-how, einen funktionalen und effizienten Fulfillment-Plan zu erstellen, mit dessen Hilfe Sie Ihren Versand und das Bestellaufkommen unter Kontrolle bekommen, kann das schnell Probleme nach sich ziehen und Ihre Effizienz wird darunter leiden. Die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment-Partner kann an dieser Stelle der Schlüssel dazu sein, die eigenen Vorgänge zu optimieren. Sie geben Ihrer Firma damit eine bessere Chance, zu wachsen. Ein Fulfillment-Anbieter gewinnt dann, wenn Ihr Unternehmen erfolgreicher wird. Entsprechend sollte Ihnen jederzeit die bestmögliche Unterstützung zu Teil werden, die Ihnen das gewünschte Wachstum ermöglicht. Legen Sie daher Fokus auf Ihre Kernkompetenzen. Stellen Sie sich die Frage, wie Sie Ihre Zeit am sinnvollsten nutzen und wie Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter weiter optimieren können.

2: Fehler bei der Inventur

Ohne die nötige Expertise können kleine Fehler zu großen Problemen werden. Das beginnt bereits bei der Warenannahme und Inventur. Um dies möglichst zu umgehen, bieten Ihnen Fulfillment-Dienstleister teilweise bereits ein Rundum-sorglos-Paket an.
Ein hohes Arbeitsaufkommen und viele Bestellungen führen schnell dazu, dass Mitarbeiter sich überfordert fühlen. Lagermanagement und Warenannahme kommen im Unternehmen häufig zu kurz. Ein Berg an Arbeit, der Ihnen irgendwann über den Kopf wachsen könnte, gerade wenn die logistischen Probleme das Fulfillment von Bestellungen behindern. Sie werden dem Ganzen nicht mehr Herr, dann ist höchstwahrscheinlich der richtige Zeitpunkt gekommen, um sich Hilfe zu holen. Das kann entweder bedeuten, dass Sie einen Logistik-Experten in Ihr Team holen und diesem die Verantwortung für all die Aufgaben geben, die sonst oft liegen bleiben. Alternativ ist natürlich auch immer die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment-Dienstleister eine gute Option.

3: Zu wenig Lagerfläche

Die Miete von Immobilien ist sehr kostenintensiv. Betreiben Sie ein eigenes Lager, liegt die Vermutung nahe, dass Sie bereits jetzt mehr Geld dafür zahlen, als Ihnen eigentlich lieb wäre. Entsprechend genau kalkuliert ist deshalb meist die Fläche kalkuliert, damit auch kein Quadratmeter zu viel bezahlt werden muss. Wenn Sie dann aber ein Wachstum Ihrer Firma anstreben, wird es schnell problematisch. Egal, wie gut Sie Ihre Lagerflächen organisiert haben, irgendwann reicht der Platz einfach nicht mehr aus. Bietet Ihr Lager nicht die Chance auf Erweiterung, bremst das Ihren Erfolg aus. Sie müssen dann Zeit und Ressourcen in die Hand nehmen, um sich eine Alternative zu überlegen, während Sie zeitgleich Bestellungen ausbremsen, die Sie mit Ihrem derzeitigen Lager einfach nicht erfüllen können. Ein weiteres Problem sind die oftmals langen Vertragslaufzeiten, wenn es um die Miete von Geschäftsräumen geht. Schnell kommen Sie an räumliche Kapazitäten, an denen Sie noch vielleicht über Jahre gebunden sind. Wer kann schon die Entwicklungen voraussehen, die Ihr Unternehmen machen wird? Wollen Sie sich selbst um das Fulfillment kümmern und ein eigenes Lager betreiben, raubt Ihnen das die Flexibilität. Sie können nicht mehr agil und spontan auf Chancen reagieren und müssen stattdessen stets die eigenen Möglichkeiten im Auge behalten. Arbeiten Sie mit einem Fulfillment-Dienstleister zusammen, entfallen lange Vertragsbindungen. Stattdessen profitieren Sie hier von einer Betreuung, die passgenau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst ist. Egal, ob Ihre Firma gerade einen Wachstumsschub durchmacht oder stattdessen weniger Bestellungen eingehen, als Sie es erwartet hätten. Fulfillment-Service ist vollständig skalierbar. Das bedeutet, dass Sie Ihr Angebot auch nachträglich anpassen können und Ihr Dienstleister Ihnen jederzeit die passende Betreuung liefert. Sie können dadurch auch mal größere Risiken eingehen und ein höheres Bestellvolumen akzeptieren. Sie haben jederzeit die Sicherheit, dass Profis am Werk sind und Ihr Bestellaufkommen kompetent und effizient verarbeiten. Ihre Kunden müssen nicht lange auf Ihre Waren warten und profitieren vom besten Service.

4: Ineffizienz

Es gibt zahllose Arten und Weisen, auf die Ihr Unternehmen unter Ineffizienz leiden kann.
Dazu zählen:

  • Langsamer Verpackungsprozess
  • Über-Bestellung von Materialien oder Produkten
  • Zu hohe Kosten für Material
  • Mitarbeiterfehler
  • Retouren, aufgrund von Versandschäden am Produkt
  • Hohe Portokosten aufgrund weniger Sendungen pro Monat
  • Kein ausreichendes Lagermanagement
  • Über-Bezahlung von ungeschulten Mitarbeitern

Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass Sie für den Fulfillment-Prozess insgesamt zu viel ausgeben. Nehmen Sie sich die Zeit und kalkulieren Ihre Fulfillment-Kosten. Dies erleichtert Ihnen womöglich die Entscheidung sich Unterstützung durch einen Fulfillment-Dienstleister zu holen. Kosten fallen beim Fulfillment an für

  • Mitarbeiter
  • Versandkosten
  • Lager
  • Die eigene Arbeitszeit

Ein weiterer Faktor für Ineffizienz, bezieht sich auf Transportzeiten. Ist Ihr Geschäft nicht in der Nähe Ihres Lagers ansässig, können hohe Kosten für den Transport anfallen. Außerdem müssen Sie Zeit als Faktor berücksichtigen. Die Lage Ihres Lagers sollte außerdem auch für den Kundenversand strategisch gewählt werden. Je nachdem, welchen Raum Sie hauptsächlich beliefern, sollten Sie Ihr Lager vergleichsweise zentral wählen, um kürzere Versandwege und Versandzeiten zu erzeugen. Ihre Kunden werden Ihnen für den schnellen Versand danken.

5: Ein unvorhergesehener Bestellanstieg

Für viele Unternehmen mag das nach der Idealvorstellung klingen und nicht etwa nach einem Problem. Tatsächlich kann ein großer Anstieg an Bestellungen für Unternehmen problematisch werden, wenn diese den Fulfillment-Prozess selbst ausführen.
Wir haben bereits mit vielen zum Teil namhaften Unternehmen zusammengearbeitet, die vielfach schon selbst zum Opfer dieses Problems geworden sind. Ein Unternehmen hatte beispielsweise großen Erfolg beim Verkauf eines Nischenprodukts, sodass sehr stabil täglich etwa 100 neue Bestellungen eingingen. Als der Geschäftsführer dann die Zusammenarbeit mit einem neuen Zulieferer startete und sich mit etwas Glück die Exklusivrechte für den Verkauf der Markenprodukte sicherte, sorgte das schnell dafür, dass statt den hundert gewohnten Bestellungen, ein etwa dreimal so hohes Bestellaufkommen einging. Da ist die Freude natürlich erst einmal groß, denn mehr Verkäufe deuten immer auf eine positive Entwicklung hin. Es fallen natürlich auch mehr Einnahmen an. Nur waren die internen Strukturen der Firma für eine solche Arbeitsbelastung gar nicht ausgelegt. Der Anstieg an Bestellungen wurde immer drastischer und schnell türmte sich ein Berg von tausenden neuen Bestellungen an. Es gab keine Zeit, um neue Stellen auszuschreiben, geschweige denn neue Mitarbeiter anzulernen. Es wurde ab einem bestimmten Zeitpunkt schlichtweg unmöglich, die Bestellungen rechtzeitig auszuführen. Die Folge? Hunderte eintreffender Beschwerdemails, Rückfragen bezüglich des Lieferdatums sowie des Versandzeitpunkts. Das kleine Team wurde also nicht nur von einem hohen Arbeitsaufkommen an Bestellungen überwältigt, sondern bald schon zusätzlich durch Serviceanfragen. Verspätungen bei den Lieferungen waren vorprogrammiert und der Händler musste irgendwann einen Schlussstrich ziehen und den Onlineshop pausieren, um die bestehenden Bestellungen abarbeiten zu können. Damit wurde das Wachstum des Unternehmens natürlich deutlich ausgebremst. Zum Glück wurde hier rechtzeitig reagiert und die meisten Kunden erhielten am Ende glücklich das gewünschte Produkt. Der Händler arbeitet seitdem mit einem Fulfillment-Anbieter zusammen, der genau für solche Zwischenfälle die nötige Manpower parat hat. Wenn jetzt unerwartet viele Bestellungen anfallen, fängt der Fulfillment-Dienstleister das problemlos auf und der Händler kann sich auf den Vertrieb sowie die Werbung für seine Firma konzentrieren. Seitdem ist ein noch schnelleres Wachstum möglich.

6: Langsamer oder später Versand

Beim Onlinehandel ist ein schneller Versand entscheidend. Unzufriedene Kunden die tagelang auf ihre Ware warten, werden womöglich den nächsten Kauf bei einem anderen Anbieter tätigen. Es sollte daher zu Ihren Hauptzielen gehören, Ihre Waren schnellstmöglich zu versenden. Jede Verzögerung zieht Probleme für das Geschäft nach sich. Unvorhersehbar viele Bestellungen und ein erhöhtes Arbeitsaufkommen können Auslöser sein, dass immer mehr und mehr Kunden auf ihre Bestellung warten müssen.
Verkaufen Sie täglich nur eine Handvoll Artikel, ist eigenes Fulfillment wahrscheinlich die ideale Lösung. Sie haben dann immer noch genügend Zeit, das Kerngeschäft zu betreuen. Je mehr Zeit Sie allerdings in Marketingprozesse stecken und je bekannter Ihr Unternehmen wird, desto eher werden Sie mit einem Vielfachen an Bestellungen konfrontiert, auf das Sie höchstwahrscheinlich nicht vorbereitet waren. Können Sie jetzt nicht schnell Herr der Lage werden, hagelt es schon bald Beschwerden und negative Bewertungen im Netz. Das Ansehen Ihrer Marke leidet darunter.
Verspätungen beim Versand können auch durch andere unvorhersehbare Zwischenfälle eintreten. Ein gutes Beispiel dafür sind Kranktage von Mitarbeitern oder auch Urlaubstage. Zuvor eingeplante Arbeitskraft fällt dann kurzfristig weg und muss irgendwie kompensiert werden.

7: Personalwechsel

Personalwechsel ist kein Spaß, gehört zum Geschäftsleben aber unabdingbar mit dazu und verursacht Zeit und Geld. Neue Mitarbeiter brauchen Training und sind zu Beginn nicht 100% einsatzbereit. Gerade für den Versand- und Fulfillment-Prozess ist viel Hilfe erforderlich. Die Waren müssen zusammengesucht, verpackt und versandt werden, während zeitgleich neue Waren geordert und im Lager sortiert werden sollten. Selbst wenn Sie lange im Voraus planen und beispielsweise als Vorbereitung auf die Feiertage zusätzliche Hilfskräfte einstellen, fließen dabei Ressourcen in das Training und die Stellenausschreibungen. Besonders für Mitarbeiter, die nur zur Überbrückung eine Anstellung bei Ihnen finden, kann das besonders ineffizient sein. Jeder Mitarbeiter erhöht den Druck auf ein Unternehmen, denn sie erfordern Bezahlung, Management und Feedback. Arbeiten Sie stattdessen mit einem Fulfillment-Dienstleister zusammen, sind Sie unabhängiger und können die vorhandene Arbeitskraft besser und zielgerichteter einsetzen.

8: Probleme mit der Sicherheit

Wenn Sie keine fortschrittliche Technologie im Einsatz haben, kann es passieren, dass hier eine große Angreifbarkeit entsteht. Sie erzeugen damit ein Sicherheitsrisiko. Setzen Sie nicht die passende Technik ein, können Sie damit sowohl die eigenen Daten als auch die Daten Ihrer Kunden gefährden. Aber nicht nur die Datensicherheit stellt ein Risiko für Unternehmen dar. Leiten Sie Ihr eigenes Lager ohne über die dafür die notwendigen Fähigkeiten und Mittel zu verfügen, kann auch hier viel schiefgehen. In jedem Fall tragen Sie, wenn Sie sich um Ihr eigenes Fulfillment kümmern, das volle Risiko. Jedes Sicherheitsproblem muss selbst ausgebadet werden und kann im schlimmsten Fall eine ganze Reihe weiterer Probleme nach sich ziehen. Arbeiten Sie stattdessen aber mit einem kompetenten Anbieter zusammen, profitieren Sie davon, das Risiko abzugeben. Fulfillment-Anbieter sind für mehr als nur ein Unternehmen tätig. Dadurch sind sie eher in der Lage, eine gute Infrastruktur aufzubauen, die nicht nur auf Effizienz, sondern auch auf Sicherheit setzt. Die Lager sind besser ausgestattet und es kommt hochwertige Software zum Einsatz. Sie sollten es sich daher gut überlegen, ob Sie das gesamte Risiko selbst tragen möchten oder stattdessen lieber einen Teil der Arbeit abgeben möchten.

Was tun, um diese Probleme zu vermeiden?

Sind Sie auf diese Probleme nicht ausreichend vorbereitet oder haben das eine oder andere sogar schon selbst erleben müssen, sollten Sie sich ernsthaft Gedanken darüber machen, einen Fulfillment-Dienstleister einzustellen. Für die meisten Unternehmen gehört die Verarbeitung der eigenen Logistik-Aufgaben zumindest für bestimmte Phasen mit dazu. Sie können sich vielleicht noch keine Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter leisten. Das ist kein Problem. Sie können unsere Hinweise als Anregung nehmen, um Ihre Arbeit zu optimieren. Beim Verarbeiten der eigenen Bestellungen sowie bei der Lagerpflege gibt es viel zu lernen. Ihr Unternehmen wird davon profitieren und Sie gewinnen ein besseres Verständnis für den tatsächlichen Aufwand, mit dem der Betrieb eines Onlineshops oder eines anderen Unternehmens verbunden ist. Wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist, Sie das Risiko nicht mehr selbst tragen oder den Aufwand nicht mehr selbst stemmen können, ist es an der Zeit, sich an einen kompetenten Fulfillment-Anbieter zu wenden, um von den vielen Vorteilen zu profitieren.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag einige Hilfestellungen mit an die Hand geben konnten.

Anfangs besteht oft noch gar kein Bewusstsein für die möglichen Risiken, die sich hier manifestieren könnten. Indem Sie von den größten Fehlerquellen schon einmal gehört haben, können Sie hier besondere Sorgfalt walten lassen und im Idealfall einer Eskalation vorbeugen. Haben Sie sich auf Basis unseres Beitrags für die Zusammenarbeit mit einem Fulfillment-Anbieter entschieden, können Sie uns gern eine Anfrage zusenden. Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot auf Basis Ihrer Wünsche und Bedürfnisse und freuen uns auf die baldige Zusammenarbeit.