Backorder im Fulfillment – So gehen Sie damit am besten um

Die Backorder als Ausdruck in der Logistik wurde aus dem Englischen übernommen. Gemeint ist damit ein Lieferrückstand. Immer dann, wenn in einer Bestellung auch ein Artikel enthalten ist, der derzeit nicht im Lager vorrätig ist, entstehen für den Händler zwei Möglichkeiten für den Umgang. Die vorrätigen Artikel können direkt an den Kunden versandt werden und fehlende Komponenten werden nachgesandt, sobald diese wieder auf Lager ist. Andernfalls wird die gesamte Bestellung solange zurückgehalten, bis alle Artikel im Lager eingetroffen sind, sodass am Ende nur ein einziges Paket an den Kunden versendet wird. Häufig kann der Kunde hier selbst entscheiden, welche Variante ihm eher zusagt. Geben Sie als Händler Ihren Kunden die Möglichkeit für eine Backorder, so können Artikel auch dann bestellt werden, wenn Sie diese nicht vorrätig haben. Im Versand- und Onlinehandel ist das eine durchaus gängige Praxis.

Die Herausforderung einer Backorder im Onlinehandel

Trifft eine Backorder bei Ihnen ein, haben Sie als Händler erst einmal ein Problem. Sie haben einen Auftrag erhalten, den Sie in der Form derzeit nicht erfüllen können. Wer sich mit der Thematik nicht auskennt und nicht weiß, wie korrekt auf eine Backorder reagiert werden muss, findet sich schnell in einem echten Dilemma wieder. Meist ist eine einzelne Backorder gar nicht das Problem. Sie senden eine Information an den Kunden und klären diesen darüber auf, wann der bestellte Artikel wieder verfügbar ist. Was geschieht jedoch, wenn Sie an einem Tag mit dutzenden, vielleicht sogar hunderten Backordern konfrontiert werden? In dem Fall müssen aus all den eingegangenen Aufträgen neue Bestellungen für Ihre Zulieferer generiert werden. Kleine Fehler können hier bereits unvorhergesehene Wartezeiten für Ihre Kunden bedeuten und zwangsläufig der Kundenbindung schädigen.

Geht es um das Thema Backorder, müssen Sie drei Herausforderungen unbedingt meistern:

  • Alle Verkäufe müssen genauestens aufgezeichnet und dokumentiert werden.
  • Jede Backorder muss als Bestellung an den Zulieferer weitergegeben werden.
  • Bei der Auffüllung Ihres Lagers muss jeder Artikel der entsprechenden Bestellung korrekt zugeordnet werden.

Leider stößt selbst das beste System schnell an seine Grenzen, wenn mit Backorder gearbeitet wird. Ab einer bestimmten Anzahl lässt sich ein solcher Lieferrückstand einfach nicht mehr managen und weder Excel Tabelle noch WMS verhelfen Ihnen zu einer guten Übersicht. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt erreicht, um einen Fulfillment Anbieter zu konsultieren.

Backorder – So meistern Sie den Lieferrückstand

Ein Lieferrückstand entsteht häufig dann, wenn die Nachfrage an Ihren Produkten unerwartet stark zunimmt. Vielleicht hat sich ein neuer Trend ergeben oder eine Marketing-Kampagne wurde von Erfolg gekrönt. Die Folge: Ihr Lager ist nun leergeräumt und Ihre Vorräte sind zur Neige gegangen. Um Ihre Kunden nicht zu enttäuschen und diesen trotzdem den gewünschten Einkauf zu ermöglichen, wird eine Backorder notwendig. Wieviel Zugeständnisse Ihre Kunden Ihnen im Anschluss entgegenbringen, ist hochindividuell und von der jeweiligen Kundenbindung abhängig. Als Faustregel gilt jedoch, dass Kunden hochpreisigen und wertvolleren Artikeln eine größere Toleranz entgegenbringen. Auf die Lieferung eines Neuwagens wird tendenziell eher länger gewartet als auf einfache Gebrauchsgegenstände oder beispielsweise ein Buch.

Wie kommt es zur